Mit externen Gästen in monday-Boards zusammenarbeiten.

Monday.com bietet eine nahezu perfekte Plattform für die Organisation der Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen. Oft ist aber auch wünschenswert, externe Partner, wie etwa Kunden oder Lieferanten in einem zu einem solchen Board zu integrieren.

Für diesen Fall werden von monday.com zwei Möglichkeiten angeboten. Man kann entweder ein Board über einen Link teilen, oder in eine Website einbinden, oder man kann Gäste via E-Mail einladen.

Beim Teilen über einen Link ist es wichtig zu wissen, dass das Board faktisch öffentlich im Netz verfügbar ist und jede Person, die über den Link verfügt auf das Board zugreifen kann. Diese Funktion sollte man daher nur dann nutzen, wenn keine kritischen Daten im betroffenen Board publiziert werden.

Die sicherere Lösung besteht darin, die externen Gäste via E-Mail einzuladen. Auch die Zusammenarbeit im Board wird durch diesen Weg verbessert, weil die Gäste, wie interne User und Userinnen mit dem Board interagieren können. Man kann Ihnen Verantwortlichkeiten zuweisen und sie können in den sogenannten Updates an Konversationen teilnehmen.

Um die Funktion zu verwenden, rufen Sie das Board auf, zu welchem Sie Gäste einladen möchten und klicken oben rechts auf den Link “Einladen”, um das Dialog-Fenster für die Einladung von Board-Mitgliedern oder Board-Gästen aufzurufen. Im rechten Bereich mit der Bezeichnung “Board Gäste” erfassen Sie die E-Mail-Adressen der Gäste, die sie einladen möchten. Diese erhalten dann eine E-Mail um sich einen Gastaccount einzurichten und haben nachher zugriff auf das Board.

Die Möglichkeit Gäste einzuladen, ist ab den Standard-Plan verfügbar. Beim Standard-Plan werden vier Gäste als einen vollwertigen Account gezählt, beim Pro-Plan können Sie eine beliebige Anzahl Gäste ohne weitere Kostenfolge einladen. Wer also viel mit externen Mitwirkenden in monday.com zusammenarbeiten möchte, ist mit dem Pro-Plan bestens bedient.